Tata Cara Mengirim Tugas Lewat Email Pada Dosen

Halo semuanya, kali ini gw mau bahas tentang adab atau tata cara mengirim email tugas ke dosen. Contoh gambar di atas sebenarnya belum pernah dicek ke dosen bahasa Indonesia, namun setidaknya cara mengirim email yang baik untuk tugas tidak hanya sekedar mengirimkan lampiran dengan subyek / judul email sesuai format. Tapi juga harus ada adab dan sopan santun walaupun itu bukan tugas yang dimaksudkan secara tersurat.  Karena hakikatnya, email itu adalah sebuah surat formal, perbedaan hanya pada bentuknya, sehingga tata cara / adab tetap harus ada dan dilaksanakan.

Ibaratnya seperti saat kita mengirimkan hadiah ke rumah seseorang, tidak hanya datang ke depan rumahnya lalu melempar hadiah tersebut melewati gerbang rumahnya kan? Kita akan memberi salam, menyapa kabar, mengenalkan diri barulah menjelaskan maksud kedatangan kita. Padahal kita mau memberi hadiah, tapi kita tetap harus sopan. Sesuatu yang punya tujuan yang baik harus disertai dengan tata cara yang baik pula. Banyak orang yang tidak respek dengan tujuan yang baik hanya karena tata cara / pelaksanaannya tidak baik.

Balik lagi ke email. Tata cara yang pertama adalah memberikan penghormatan kepada dosen yang bersangkutan terlebih dahulu. Tulis nama lengkapnya beserta gelar. Itu sebagai bukti penghormatan kita sebagai mahasiswa, karena kita tahu gelar tersebut bukan hadiah give away dari kalimat "be your self and never surrender". Kita juga tahu bahwa ada begitu banyak perjuangan untuk mendapatkan gelar tersebut. Buktinya, kita sebagai mahasiswa berjuang mengikuti kuliah, mengerjakan tugas, skripsi hanya untuk mendapatkan gelar itu kan? Artinya kita juga paham bahwa semakin tinggi gelar seseorang maka semakin sulit juga untuk mencapainya. Sehingga, saat kita belum mampu untuk meraih tingginya gelar tersebut, maka yang bisa kita lakukan saat ini adalah menghormati orang yang menyandang gelar itu.

Kalimat "Di Tempat" bisa diganti dengan istilah lain seperti "Di Jakarta" atau daerah lainnya jika memang kita tahu pasti domisili dosen tersebut berada.

Kemudian, saat kita tidak mengetahui agama beliau, kita bisa mengatakan "Dengan hormat" tanpa mengucapkan salam keagamaan. Jika kita jelas mengetahui agama beliau, silakan ucapkan salam keagamaan sesuai dengan keyakinan masing-masing. Namun, saya pribadi jarang mengucapkan salam keagamaan di email yang jenisnya seperti tugas ini.

Selanjutnya, perkenalkan diri dengan baik. Kalimat pada gambar mungkin terlalu singkat. Anda bisa menambahkan prolog lain sebelum menjelaskan biodata Anda pada beliau. Setelahnya, kita bisa jelaskan detail biodata diri kita yang terkait dengan tugas tersebut seprti Nama, NIM, Mata Kuliah, Strata dan lain sebagainya. Pada gambar, saya tidak mencantumkan Mata Kuliah karena sudah tertera pada Subject / Judul Email.

Kemudian, jelaskan maksud email tersebut. Langsung pada intinya saja. Kalau bisa tambahkan juga kalimat "tugas mata kuliah A yang diberikan pada tanggal A".

Terakhir, tutup dengan baik seperti pada surat formal lainnya. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih. Lampirkan file tugas tersebut dalam format yang diinginkan. Jika tidak ada aturan, maka format file nya harus bersifat umum, seperti doc, pdf atau yang sejenisnya. Jangan mengirim file dalam format *.md, *.db, atau format lain yang membutuhkan software tertentu untuk membukanya. Karena kerjaan dosen itu banyak, tidak mau disibukkan dengan hal teknis seperti itu. Sederhananya gini, kita sebagai mahasiswa mengerjakan satu tugas saja kan? Dosen itu memeriksa tugas satu kelas. Kalau kelas itu terdiri dari 40 orang dan beliau mengajar 5 kelas. Ada 200 orang yang harus diperiksa tugasnya. Dan itu tidak dibayar oleh kampus! Jadi hargai dosen yang mau capek untuk memeriksa tugas mahasiswanya dan permudah mereka di saat kita bisa mempermudahnya.

Mungkin sekian dulu tips kali ini, oh ya adab seperti ini sebenarnya wajib dimiliki oleh setiap orang, karena sifat baik harus ada pada setiap orang juga. Tidak ada salahnya melakukan hal yang baik karena setiap kebaikan akan dibalas juga dengan kebaikan. Bisa jadi, karena kesopanan ini, dosen memberikan nilai tambahan pada kita. Kalau pun tidak, kebaikan itu akan kekal dan membekas pada diri kita. Karena sejatinya, kita melakukan kebaikan sebenarnya bukan untuk orang lain, tapi karena kita sadar bahwa manusia memang seharusnya jadi baik.

Semoga bermanfaat.